Dies ist die vierte Veröffentlichung der Reihe „Arbeitsplattformen“, in der wir die Strategien und Werkzeuge vorstellen, die uns bei der Fernarbeit schon vor der Coronavirus-Pandemie geholfen haben. Hier stellen wir zwei von neun Werkzeugen vor, die Fernkommunikation und die grundlegende Büroeinrichtung.
7. Die Kommunikation am Laufen halten
Video- und Audiokonferenzen, Bildschirmfreigabe, Chat und direkter Austausch: Riot & Jitsi
Was wir brauchten
In unserem Team findet die Kommunikation zwanglos in projektbezogenen oder thematischen Chats statt. Gelegentlich finden auch Online-Meetings statt. Online-Meetings helfen dabei, Missverständnisse zu minimieren und neue Teammitglieder an Bord zu holen. Chats sind unkomplizierter als E-Mails und ermöglichen es, schnelle Fragen zu stellen und Datenschnipsel zu übermitteln. Wir nutzen Chats sowohl innerhalb des Büros als auch mit Partnern. Sowohl für Chats als auch für Video haben wir besondere Anforderungen.
Wir ziehen es vor, berufliche und private Chats zu trennen. Und wir fanden Datenschutz, Verschlüsselung und Integration mit anderer Software extrem wertvoll. Was das Video angeht, so sollte es einfach zu bedienen sein, ohne Konto und mit Bildschirmfreigabe.
Was wir ausgewählt haben, und warum
Sowohl für Chats als auch für Online-Meetings verwenden wir Riot (jetzt element).
Es überzeugt durch 3 wichtige Anforderungen. Es ist ein Open-Source-Tool, d.h. jeder kann es entwickeln, die erforderliche Integration vornehmen und Fehler beheben. Es macht Riot agiler.
Riot ist ein Matrix-Client. Matrix ist ein offener Standard, d. h. wir haben die Details für die interoperable Kommunikation unter Verwendung der Matrix-HTTP-APIs frei veröffentlicht.
Matrix ist außerdem quelloffen, d. h. der Quellcode der Referenzserver, -clients und -dienste wurde unter der Apache-Lizenz v2 für die Öffentlichkeit freigegeben.
Riot tauscht Daten und Nachrichten mit anderen Plattformen aus (Bridges). Der Prozess ist so ziemlich derselbe, wie wenn wir eine E-Mail von @gmail.com an @hotmail.com schreiben. So können Sie z.B. Slack-Kanäle mit Riot verbinden, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Riot verwendet auch Integrationen (Widgets) als Plugins von Drittanbietern. Das wichtigste davon ist Jitsi, ein Tool für Videochats. Widgets können als Fenster innerhalb von Riot (sowohl Desktop- als auch Browseranwendungen) oder als separate Browserfenster geöffnet werden. Für Jitsi ist diese Option vorzuziehen, da sie die gemeinsame Nutzung des Bildschirms und Vollbildansichten ermöglicht.
Allerdings nicht verschlüsselt.
Video- und Audiokonferenzen, Bildschirmfreigabe: Jitsi
Mehr über den Datenschutz und die Sicherheit von Zoom erfahren Sie hier.
Wie wir es verwenden
Wir haben mehrere Arten von Treffen, die Teil unserer Bürokultur sind:
- Wöchentliches Kick-on-Meeting (immer per Videokonferenz). Aktualisierung des Projektstatus und der persönlichen Aufgaben
- Wöchentliches Kick-off-Meeting (Chat oder Videokonferenz). Update über die Entwicklung des Büros
- Wöchentliche Workshops zu Instrumenten und Arbeitsabläufen. Wissenstransfer über unsere Arbeitsweise
- Workshops für Projektteams. Koordination, Strategieentwicklung, Brainstorming und Terminabstimmung
- Informelle Wochenendgespräche. Um Kontakte zu knüpfen, zu pflegen und zufällige Fan-Geschichten auszutauschen.
Da wir aktiv kommunizieren, könnte die Online-Kommunikation zugegebenermaßen noch überwältigender sein. Es gibt jedoch einige Grundprinzipien, um ein produktives Online-Meeting abzuhalten:
- Eine Struktur (Tagesordnung) vorbereiten / einen Moderator wählen
- Stumm schalten, wenn nicht gesprochen wird, und sich gegenseitig ein Wort zusprechen
- Kurzes Resümee am Ende verkünden/ in Aufgaben umwandeln (wir stellen sie in Asana ein).
Was wir nicht mögen
Die Anmeldung neuer Benutzer ist nicht einfach, da neue Benutzer zunächst ein neues Konto erstellen müssen, bevor sie zu einem Arbeitsbereich eingeladen werden. Außerdem müssen Benutzernamen mit einer langen und unbequemen Zeichenkette formatiert werden
Riot bietet Ende-zu-Ende-verschlüsselte Konversationen, und der Prozess zur Validierung verifizierter anderer Benutzer in Ihrem Arbeitsbereich ist mühsam.
Wir hatten einige Probleme mit wiederholten Verbindungsabbrüchen des Riot-Servers. Es ist möglich, auf einen anderen vertrauenswürdigen Server zu migrieren, aber es ist nicht intuitiv.
Was wir uns auch ansehen
Früher haben wir Slack benutzt, aber die eingeschränkten Funktionen des kostenlosen Plans haben uns nicht gefallen. Vor allem speichert es nur die letzten 10k Nachrichten. Weitere Informationen finden Sie in diesem nützlichen und klaren Vergleich.
Da wir mit Riot einige Probleme mit wiederholten Verbindungsabbrüchen hatten, sehen wir uns auch mattermost und rocket chat als Alternativen an.
Discord, MS Teams, Skype, Whatsapp, Apple Messages als unvernünftig (verschiedene Gründe für jede Suche/Flexibilität/Privatsphäre/Nur Telefon/Nur Apple)
Skype ist ein komplettes Tool, aber da es zu Microsoft gehört, zogen wir es vor, nach Open-Source-Lösungen zu suchen.
In ähnlicher Weise haben wir WhatsApp verworfen, das außerdem keine wichtigen Funktionen wie die Bildschirmfreigabe bietet.
MS Teams bietet eine breite Palette von Funktionen, allerdings nur für lizenzierte Nutzer. Gastnutzer können grundlegende Funktionen wie das Hochladen von Bildern nicht nutzen, und ihre Daten stehen unter der Kontrolle der lizenzierten Mitglieder. Es bietet derzeit keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und ist daher von Natur aus unsicher. Der aktuelle Client kann nicht mit mehreren Konten bei verschiedenen Organisationen umgehen.
Apple Messages/Facetime war für uns keine brauchbare Option, da es nur für Mac-Benutzer verfügbar ist.
8. Die richtigen Grundlagen schaffen
Büro-Standards: Kalender, Kontakte, E-Mail, Web
Was wir brauchten
Wie jedes Büro müssen auch wir Routine organisieren:
- gemeinsamer Kalender und gemeinsame Kontakte
- E-Mail-Adressen pro Kollege und pro Projekt
- auf allen Geräten
- ein Festnetzanschluss im Büro, der überall angerufen und genutzt werden kann
Was wir ausgewählt haben, und warum
Wir verwenden die Apple iCloud Calendar and Contacts von Apple und den Synchronisierungsdienst. Der Kalender wird mit dem Apple iCloud-Konto im Büro synchronisiert und ist über die Desktop- und Mobil-Apps iCal und Contacts oder über einen Webbrowser (für Windows-Nutzer) zugänglich.
Uberspace als Hoster, sehr freundliches Modell, Support, Server in Deutschland.
Sipgate als superflexible Alternative zu traditionellen Telekommunikationsanbietern. Die Mac Mail App ist unsere Lösung für E-Mails. Sie ist eingebaut, vollständig und intuitiv. Mozilla Thunderbird ist unsere beste Wahl für Windows.
Bürostandards: Kalender und Kontakte
Büro-Standards: E-Mail, Web
Büro-Standards: VoIP, Telefon
Wie wir es verwenden
Jeder im Team kann auf den Kalender sowie auf die anderen iCloud-Funktionen (Kontakte, Keynote-Präsentationen usw.) zugreifen, sie anzeigen und bearbeiten. Dieser Workflow basiert mehr auf Transparenz und Vertrauen als auf den Tools selbst: Jeder in der Organisation hat Zugriff auf das iCloud-Konto im Büro, es gibt keine sensiblen Informationen, die im Kalender oder in der Kontaktliste versteckt werden könnten, und indem jeder weiß, wie das System funktioniert, wird das Risiko von Fehlern auf ein Minimum reduziert.
Der Arbeitsablauf basiert mehr auf Transparenz und Vertrauen als auf den Werkzeugen selbst.
Der Bürokalender ist der gemeinsame Kalender für das TSPA-Team. Wir nutzen auch die Einladungsfunktion, um uns mit Kollegen abzustimmen. Der Kalender enthält verschiedene Abschnitte: persönliche Arbeitskalender für jedes Teammitglied, Veranstaltungen, Reisen und Projekte. Diese Struktur ermöglicht es uns allen, die tägliche Beschäftigung der anderen zu sehen und auf dem Laufenden zu bleiben. Es ist auch einfach, nicht zusammenhängende Abschnitte ein- und auszuschalten.
Unser Mailsystem basiert auf persönlichen und projektbezogenen E-Mail-Adressen auf allen Computern. Die projektbezogene E-Mail-Adresse wird für alle projektbezogenen Angelegenheiten, für ein- und ausgehende E-Mails verwendet. Die persönliche E-Mail-Adresse wird für bürointerne Angelegenheiten verwendet, oder für Angelegenheiten, die nicht eindeutig mit einem Projekt zusammenhängen, oder während einer Akquisitionsphase, wenn es noch keine Projektadresse gibt.
Die Projekt-E-Mail-Adresse hat viele Vorteile: Alle Beteiligten können die gesamte E-Mail-Kommunikation einsehen, so dass die Notwendigkeit von cc'ing und Weiterleitung entfällt. Alle gesendeten E-Mails befinden sich an einem Ort. Der Projektleiter trägt die Verantwortung dafür, dass die E-Mails beantwortet werden.
Wir nutzen die Mail-Apps als Aufgabenmanagement-Tools: Mails im Posteingang sind noch nicht geprüft oder müssen noch beantwortet/bearbeitet werden. Alle anderen werden nach der Beantwortung gelöscht oder archiviert (falls sie in der Zukunft noch relevant sind, aber die Konversation beendet ist).
Was wir nicht mögen
- Uberspace ist ein relativ kleiner Anbieter mit relativ geringer Speicherkapazität. Leider gibt es keine Möglichkeit, unseren Speicherplan zu erweitern, sobald wir das Limit erreicht haben.
- Die meisten iCloud-Tools sind für Mac-Benutzer verfügbar, was Probleme für Windows-Benutzer mit eingeschränktem oder fehlendem Internetzugang verursacht.
Was wir uns auch ansehen
Wir mögen unseren freundlichen und lokalen Hoster, aber seine Kapazität ist nicht skalierbar, und wir könnten uns nach internationalen Hosts mit großen Datenbanken umsehen, um eine mögliche Speichererweiterung zu gewährleisten.
Dies ist die vierte Veröffentlichung der Reihe „Arbeitsplattformen“, in der wir die Strategien und Werkzeuge vorstellen, die uns bei der Fernarbeit schon vor der Coronavirus-Pandemie geholfen haben. Folgen Sie uns für die letzten Veröffentlichungen, die wir als nächstes veröffentlichen werden!
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Autoren: Aleksandra Katasonova, Filippo Imberti, Thomas Stellmach
