Dies ist die erste Veröffentlichung einer Reihe, in der wir die Strategien und Tools vorstellen, die sich für uns bei der Arbeit im Homeoffice bewährt haben. In den nächsten Veröffentlichungen werden wir erläutern, welche Tools wir verwenden und wie wir sie einsetzen.
Dieses Dokument beschreibt das Remote-Work-Toolkit, das wir bei TSPA verwenden. Es handelt sich dabei speziell um die Tools, die für uns am besten funktionieren (am Ende des Textes finden Sie einige Links zu umfassenderen Sammlungen von Lösungen).
Wir sind ein Stadtplanungs- und Designbüro mit einem Team von etwa 15 Mitarbeitern und Projekten auf der ganzen Welt, was schon vor der Corona-Krise viel Reisen und Remote-Arbeit bedeutete. Wir pflegen auch eine gewisse Nerd-Kultur innerhalb des Unternehmens, um die Zusammenarbeit zu optimieren, Reibungsverluste zu reduzieren und das Entwerfen und Kommunizieren so einfach wie möglich zu gestalten. Da Remote-Arbeit in Zeiten von Covid-19 zur neuen Normalität geworden ist, möchten wir Ihnen gerne mitteilen, was für uns funktioniert.
1. Kultur & Technologie
Grundsätzlich setzen alle Designunternehmen computergestützte Zeichenwerkzeuge ein, um ihre Ideen zu entwickeln, darzustellen und zu kommunizieren. Während sich die Werkzeuge ändern, bleiben die interaktiven und physischen Anforderungen des Designprozesses dieselben: Wir müssen uns weiterhin treffen, um Ideen zu sammeln und zu skizzieren, zu bewerten und zu diskutieren. Wie können wir das tun, ohne physisch zusammen zu sein, und dabei dennoch das gleiche Maß an Engagement, Vertrauen, Effizienz und Zuverlässigkeit erreichen?
Wir haben gelernt, dass kontinuierliches Engagement und iterative Verbesserungen zu guten Ergebnissen führen. Die Projekte, bei denen wir am meisten mit Kunden, Partnern und Mitarbeitern interagieren, sind auch die erfolgreichsten. Es ist entscheidend, Dinge gemeinsam zu tun, anstatt sie getrennt zu erledigen und später zu diskutieren. Die Tools, mit denen wir arbeiten, erfüllen diesen Zweck in erster Linie. Vom Brainstorming bis zur Designproduktion, von der Erstellung eines Berichts bis zur Ausarbeitung eines Plans – die von uns verwendeten Tools fördern die Beteiligung der internen Redakteure, unserer externen Kollegen, unserer Kunden und Endnutzer.
Machen Sie es jetzt gemeinsam, anstatt es getrennt zu machen und später zu besprechen.
Wir sind zugegebenermaßen davon besessen, die richtigen Werkzeuge und Technologien einzusetzen. Dennoch sind wir uns bewusst, dass es zwei Wahrheiten jenseits der Technologie gibt, die Voraussetzungen für einen funktionierenden Kooperationsprozess sind:
- Es ist wichtiger, dass alle das gleiche Tool verwenden, als welches Tool es ist.
- Es geht ebenso sehr um die Entwicklung einer Kultur der Zusammenarbeit, Kommunikation und Transparenz wie um den Einsatz von Technologie.
2. Wie wir auswählen
Unsere Hauptkriterien sind Benutzerfreundlichkeit, Kosten und Freiheit (im Sinne von Open Source) der von uns verwendeten Software.
Diese Kriterien sind pragmatisch: Da es sich um Tools für die Zusammenarbeit handelt, oft mit externen Partnern, müssen sie einfach zu bedienen sein. Eine Vielzahl von Funktionen nützt nichts, wenn das Tool nicht angenommen wird. Die Entscheidung für eine Open-Source-Lösung ist nicht nur eine ethische Frage, sondern hat auch Vorteile in Bezug auf Datenschutz und Kosten.
Bezahlte und Closed-Source-Lösungen sind derzeit Teil unseres Tool-Arsenals, auch wenn wir mit kleinen Unternehmen und Open-Source-Initiativen sympathisieren. Wir sehen auch, dass der Netzwerkeffekt als viertes Kriterium für nach außen gerichtete Tools zum Tragen kommt: Wenn unser Kunde auf Google Drive als Plattform für die Dateifreigabe besteht, dann werden wir diese auch verwenden.
Daher ist dies eine Reise und kein Zustand. Wir haben uns von slack zu matrix/riot, und von skype zu jitsi (we skipped zoom); wir benutzen googledrive und dropbox für den Netzeffekt und die Benutzerfreundlichkeit, während wir parallel in der Anwendung suchen nextcloud, linshare, oder seafile stattdessen.
Bei den kommerziellen Tools werden wir auch die Unterschiede zwischen den kostenpflichtigen und kostenlosen Versionen und deren Einschränkungen besprechen – für kleine Unternehmen können sie dennoch oft lohnenswert sein.
Übrigens: Wir sind mit keinem der besprochenen Produkte verbunden, dieser Artikel ist ein echter Einblick in unsere Arbeitsweise.
Folgen Sie uns in unseren sozialen Medien, um die nächsten Updates zu dieser Serie zu finden.
Sie finden diesen Artikel auch auf medium, hier.
Autoren: Aleksandra Katasonova, Filippo Imberti, Thomas Stellmach
Graphiken: Amr Elsayed
