II. Arbeits Platformen

Dies ist die zweite Veröffentlichung der Reihe „Arbeitsplattformen“, in der wir die Strategien und Tools vorstellen, die wir bereits vor der Coronavirus-Pandemie für die Remote-Arbeit eingesetzt haben. Hier präsentieren wir zwei der neun Tools, die wir verwenden. In den nächsten Beiträgen werden wir weitere vorstellen.

Als Designunternehmen generieren wir eine Menge Daten. Ein typisches Projekt benötigt zwischen 10 und 100 GB Speicherplatz. Im Büro werden diese Dateien auf einem Dateiserver gespeichert, aber wir möchten auch remote auf die Dateien zugreifen können. Wir möchten dies ohne Probleme tun – ohne die Dateien auf den lokalen Computer herunterladen und nach der Bearbeitung wieder hochladen zu müssen. Es wäre jedoch kaum möglich, die gesamte Dateibibliothek des Büros lokal auf den Rechnern der einzelnen Mitarbeiter zu synchronisieren – Laptop-Festplatten sind nicht so groß. Außerdem müssen wir auf die Dateien zugreifen können, ohne dass wir dafür sehr schnelle Internetverbindungen benötigen, wenn wir unterwegs sind, oft in Gebieten mit eingeschränktem Internetzugang. Daher kommen VPN-Lösungen nicht in Frage. Wir müssen Dateien auch mit Partnern und Kunden teilen können.

Dropbox erfüllt diese Anforderungen für uns am besten. Es funktioniert am besten, weil es weitgehend unsichtbar bleibt: Dateien werden von Ihrem lokalen Computer in die Cloud und auf alle anderen Computer, die mit demselben Konto verbunden sind, synchronisiert, ohne dass zusätzliche Schritte erforderlich sind. Hier überwogen die Benutzerfreundlichkeit und der Netzwerkeffekt, da viele unserer Kunden und Kollegen Dropbox bereits nutzen, bei weitem unsere anderen Kriterien.

Dateisynchronisierung, Dateifreigabe, Dateiversionierung: Dropbox

Wir haben unsere Installation so eingerichtet, dass alle Daten unseres Büro-Dateiservers im Dropbox-Ordner gespeichert werden, was bedeutet, dass bei jedem Speichern alles synchronisiert wird. Alle Dateien:

Es gibt kein „Laden Sie diese Datei zur Freigabe in die Cloud hoch“. Alles ist bereits vorhanden. Um den Speicherplatz auf dem Laptop nicht zu überlasten, ermöglichen Funktionen wie selektive Synchronisierung und intelligente Synchronisierung das selektive oder bedarfsgerechte Herunterladen von Dateien: Alle Mitarbeiter des Unternehmens können jederzeit auf alle Dokumente zugreifen und diese herunterladen, aber sie können auch festlegen, dass nur die benötigten Dokumente heruntergeladen werden, beispielsweise ein bestimmter Projektordner.

Da sich alle Benutzer mit demselben Konto anmelden – gemäß der vollständigen Transparenzrichtlinie, die wir bei TSPA haben – reicht für diese Konfiguration ein „Dropbox Plus”-Konto für 10 US-Dollar pro Monat aus. Sie können die Preispläne vergleichen hier.

Diese Konfiguration bietet außerdem eine einfache Möglichkeit, Dateien und Ordner über einen Download-Link zu teilen (anstatt große Anhänge zu versenden, was viel Zeit spart) sowie eine Sicherungs- und Versionshistorie für alle Dateien. Die kürzlich erfolgte Integration mit Google Docs ist hilfreich, ebenso wie die Möglichkeit, MS Office-Dokumente zu öffnen, wodurch wir endlich darauf verzichten können, MS Office auf jedem Rechner zu installieren.

Wir haben einige Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes bei Dropbox: Es bietet keine clientseitige Verschlüsselung für besonders sensible Dateien. Darüber hinaus unterliegt das in den USA ansässige Unternehmen dem Patriot Act und dem CLOUD Act. Positiv zu vermerken ist, dass Dropbox einen jährlichen Transparenzbericht veröffentlicht, der recht umfassend ist.

Wir sind auch hin- und hergerissen, weil Dropbox sich zu mehr als der perfekten unsichtbaren Dateisynchronisierungslösung entwickeln und zu einer Drehscheibe für Foto-Sharing, Dateibearbeitung, Kommentierung usw. werden möchte. Einige dieser Funktionen finden wir spannend (Integration mit Google Docs), aber das meiste davon ist für uns nur Ballast.

Wir nutzen auch Google docs / drive wegen seiner hervorragenden Funktionen für die gleichzeitige Bearbeitung, aber die Dateifreigabe ist einfach fehleranfälliger und umständlicher, ganz zu schweigen davon, dass Google eben Google ist. Wenn Sie Google Drive für die Dateifreigabe und -synchronisierung verwenden, lesen Sie sich die Informationen zur richtigen Konfiguration von Google Drive durch.

Um den Datenschutzbedenken Rechnung zu tragen, prüfen wir derzeit parallel dazu die Verwendung von nextcloud, linshare, oder seafile, allesamt Open-Source-Lösungen mit der Option zum Selbsthosting.

Eines unserer wichtigsten Instrumente für Diskussionen, Brainstorming und Überprüfungen sind unsere Bürowände, die mit Styrodur-Platten verkleidet sind, damit man leicht etwas daran befestigen und überprüfen kann. Da wir nun von zu Hause aus arbeiten, brauchten wir ein ähnliches Hilfsmittel.

Gleichzeitig verlagert sich die Arbeit zunehmend in Richtung Politikberatung zur Anpassung an den Klimawandel. Dies bedeutet, dass komplexe Dokumente innerhalb kurzer Zeiträume verfasst und redigiert werden müssen, wobei mehrere Autoren und Kollegen Kommentare abgeben.

Die gleichzeitige Bearbeitung mehrerer Dokumente ist das Herzstück unserer Arbeit. Wir erstellen Berichte, Konzeptnotizen, Präsentationen und Tabellen innerhalb der Organisation und gleichzeitig mit externen Nutzern.

.Die von uns gewählte virtuelle Pinnwand-Lösung ist Miro. Sie ist zu unserem bevorzugten Tool für Remote-Projektbesprechungen geworden. Es fühlt sich ein bisschen wie eine stark vereinfachte Version von Adobe Illustrator an, bietet jedoch die Möglichkeit, dass mehrere Personen gleichzeitig dasselbe Dokument bearbeiten können. Es ist intuitiv zu bedienen und ermöglicht es Ihnen, zu schreiben, zu zeichnen, Links, Videos und Bilder hinzuzufügen sowie Informationen mithilfe verschiedener Vorlagen zu strukturieren.

Pin-ups: Miro

Für die Entwicklung, gemeinsame Nutzung und gemeinsame Bearbeitung von Textdokumenten und Tabellenkalkulationen verwenden wir https://www.google.com/docs/about/Google docs/ sheet. Dies ist nach wie vor die einfachste Möglichkeit, gleichzeitig zu arbeiten – trotz der Datenschutzbedenken. Die gemeinsame Bearbeitung hat sich als sehr wertvoll erwiesen, und die Geschwindigkeit, Benutzerfreundlichkeit sowie die Verlaufs- und Bearbeitungsoptionen sind besser als bei Konkurrenzprodukten (z. B. die Möglichkeit, zu einer beliebigen früheren Version zurückzukehren oder im „Vorschlagsmodus” zu bearbeiten).

Kollaboratives Bearbeiten: Google Docs, Tabellen und Präsentationen

Wir verwenden Miro-Boards, um Ideen während Besprechungen zu diskutieren. Allein die Tatsache, dass man mit dem Mauszeiger einfache Linien zeichnen oder auf Dinge zeigen kann, ermöglicht eine viel visuellere Kommunikation und sorgt dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Während der Besprechung können schnelle Notizen gemacht werden, indem man Haftnotizen auf das Board klebt. Wir verwenden Miro nicht zum Chatten (Riot), zum Protokollieren (Google Docs) oder zum Erstellen von Grafiken (Illustrator/InDesign). Wir erstellen unsere eigenen maßgeschneiderten Vorlagen in dem Tool und haben die von Miro angebotenen Vorlagen bisher kaum genutzt.

Durch die Integration von Google Drive und Dropbox können wir die Vorteile der Google-Tools nutzen und gleichzeitig alle Dokumente an einem Ort speichern. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie hier.

Wir erstellen selbst keine Word- und Excel-Dokumente, müssen jedoch Kundendokumente in diesen Formaten bearbeiten. Interne Dokumente sind Teil der Ausgangsdaten, die wir immer in Dropbox speichern. Wir bearbeiten sie mit Microsoft Office-Integrationen. Diese Option ermöglicht es uns auch, Dokumente innerhalb des Büros einfach zu bearbeiten und mit Kunden zu teilen, die keine Google-Tools verwenden.

Wir haben unsere eigenen Google Docs-Vorlagen für Protokolle, Konzeptnotizen und Berichte entwickelt, um uns die Arbeit zu erleichtern. Die Vorlagen enthalten Layouts, Schriftarten und Farbschemata. Alle Ordner und Dateien in Google Drive werden innerhalb des Teams geteilt, und jeder neue Teamkollege erhält am ersten Tag Zugriff darauf sowie klare Anweisungen zur Verwendung.

Übrigens verknüpfen wir Texte, die in Google Docs geschrieben wurden, über das docsflowPlugin direkt mit InDesign. Da in vielen Projekten Texte von mehreren Personen an verschiedenen Standorten in gemeinsamen Google Docs geschrieben werden, können diese so gleichzeitig daran arbeiten, und jede Änderung wird in beiden Dokumenten übernommen. Diese Software beschleunigt den Prozess des Bearbeitens, Layoutens und Einfügens von Text in ein .indd-Dokument erheblich.

Live-Link und Magic-Merge für Google Drive-Dokumente

Die Optionen für die Eigentumsrechte und die Freigabe von Miro-Dokumenten sind kompliziert. In der kostenlosen Version gibt es eine Beschränkung auf drei Boards und ein Team pro Benutzer, aber eine unbegrenzte Freigabe für Mitarbeiter. Da unser Büro eher nach Projekt-E-Mail-Adressen als nach persönlichen E-Mail-Adressen organisiert ist, ermöglicht dies eine Einrichtung auf Projektbasis mit jeweils drei Boards. Die Textbearbeitung ist oft langsam, manchmal reagieren die Server nicht sehr gut.

Bei der Google-Lösung ist die Offline-Bearbeitung ein Problem: Google bietet eine eingeschränkte Offline-Bearbeitung für Dokumente/Tabellen mit Google Chrome als Browser, aber selbst dann ist es wichtig, die Datei zuvor manuell zwischenzuspeichern. Bei der Integration von Microsoft Office in Dropbox ist die Offline-Bearbeitung unseres Wissens nach überhaupt nicht möglich. Wir benötigen diese Funktion sowohl unterwegs – z. B. für letzte Änderungen an einem Dokument im Flugzeug – als auch in Umgebungen mit geringer Internetbandbreite. Dennoch ist dies immer noch die am wenigsten problematische Option. Wenn Sie bessere Vorschläge haben, würden wir uns freuen, diese zu hören.

Miro hat einige Alternativen, aber diese sind hauptsächlich auf Grafikdesign und Softwareentwicklung ausgerichtet. Für Google Docs verwenden wir gelegentlich das kostenlose und offene etherpad, das sich hervorragend für kleinere, einmalig freigegebene Dokumente eignet.

Dies ist die zweite Veröffentlichung der Reihe „Arbeitsplattformen“. Hier stellen wir zwei der neun von uns verwendeten Tools vor. In den nächsten Beiträgen werden wir uns mit den Themen „Präsentationen“ und „Datenerfassung und -analyse“ befassen. Folgen Sie uns, um mehr zu erfahren!

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Sie können die erste Veröffentlichung aus dieser Reihe lesen., hier.

Autoren: Aleksandra Katasonova, Filippo Imberti, Thomas Stellmach