Dies ist die dritte Veröffentlichung der Serie "Work Platforms", in der wir die Strategien und Werkzeuge teilen, die uns geholfen haben, selbst vor der Coronavirus-Pandemie zu arbeiten. Hier präsentieren wir zwei von neun Tools, Remote-Präsentationen, Datenerhebung und Datenanalyse.
5. Vorzeigen: Präsentationen
Präsentationen vor Ort und aus der Ferne: Slides / Powerpoint / Keynote
Was wir brauchen
Im Gegensatz zum vorherigen Kapitel, das sich mit der internen Präsentation befasste, sprechen wir hier über externe Präsentationen - sei es für einen Kunden oder einen Vortrag auf einer Konferenz. Wir haben nach einem Tool gesucht, mit dem sich Präsentationen schnell und intuitiv entwickeln und gleichzeitig mit externen Mitarbeitern zusammenarbeiten lassen. Weitere wesentliche Anforderungen sind die einfache Zugriffsberechtigung und der Offline-Arbeitsmodus.
Was wir ausgewählt haben, und warum
Wir wählen immer noch zwischen Google-Folien und Keynotes. Wie bei den anderen Google Drive-Suite-Tools ist die Stärke von Google Slides die Zugänglichkeit - kein Google-Konto für den Zugriff auf Dokumente erforderlich - und die Möglichkeit, offline zu arbeiten. Während dies für Google Docs und Sheets geringfügige Vorteile sein könnten, machen sie Google Slides wirklich zu einem geeigneten Werkzeug für Präsentatoren, die vor der Präsentation unterwegs sind.
Mit der iCloud-App von Apple ist die Online-Bearbeitung von Keynote aus der nativen Keynote-App möglich. Sie funktioniert lokal oder im Browser und bietet überlegene Funktionen für Google Slides (z. B. Masterseiten). Das Bearbeiten von der App ist extrem nützlich, ohne Zugang zum Internet zu haben.
Wie wir es nutzen
Mit Google Slides können wir unabhängig vom Betriebssystem gleichzeitig arbeiten. So arbeiten wir innerhalb des Büros und mit Partnern zusammen, kommentieren Inhalte und bearbeiten sie. Es ist auch hilfreich, wenn Sie Änderungen direkt vor dem öffentlichen Ereignis aus der Ferne vornehmen müssen. Seit der kürzlichen Integration von Google docs/sheets/slides mit dropbox speichern wir Präsentationen in Dropbox mit allen anderen Projektdateien.
Was wir nicht mögen
Die Schnittstelle von Google Slides ähnelt der von MS Powerpoint, hat aber weniger Funktionalitäten. Die wichtigsten Defizite sind Bild-Platzhalter. Wie MS Powerpoint ist das Snapping nicht wirklich effizient und PDF-Anhänge werden nicht akzeptiert. Eine weitere Schwäche von Google-Folien sind die Geschwindigkeitsprobleme bei Präsentationen mit vielen Folien (>50) und hohem grafischem Inhalt. Wie beim Keynote läuft die Desktop-App nur auf MacOs, und die Browser-Version bietet keine Offline-Bearbeitung. Gleichzeitige Bearbeitung ist nur nach der Erstellung eines iCloud-Kontos möglich und Präsentationen können nur auf dem iCloud Drive-Speicher gespeichert werden. Während wir uns bemühen, einen einheitlichen Speicher für alle Dateien in Dropbox zu organisieren.
Worauf wir auch schauen
Dropbox Microsoft-Integration bietet auch die Möglichkeit, Präsentationen zu erstellen. Diese Option ist jedoch nur für diejenigen Benutzer nützlich, die dauerhaft Zugang zu High-Speed-Internet haben.
6. Daten Sammlung und Analyse
Datenerhebung und -strukturierung: Lufttisch
Was wir brauchen
Unsere Projekte erfordern oft die Auswertung von Informationen aus Dokumenten verschiedener Art (Berichte, Tabellen, Arbeitspapiere, Pläne, technische Dateien), die von mehreren Redakteuren in mehreren Stapeln geteilt werden. Wir brauchten ein Werkzeug, um alle Arten von Daten in einer kollaborativen Weise zu sortieren und zu filtern, die weniger zerbrechlich ist als eine Tabellenkalkulation.
Wir suchten auch nach einem einfachen Instrument, das in der Lage ist, die Ergebnisse schnell, ohne IT-Kenntnisse und interaktiv zu teilen, um externe Beiträge wie: Engagement-Formulare, Umfragen vor Ort und Tabellen mit unseren Partnern gemeinsam auszufüllen.
Was wir ausgewählt haben und warum
Unsere Lösung ist Airtable (Lufttisch) eine Datenbank mit einer sehr freundlichen Online-Schnittstelle.
Traditionelle Tabellenkalkulationen (Google Sheets and Excel) können manuell in Datenbanken umgewandelt werden, indem verschiedene Tabellen miteinander verknüpft werden. Jedoch sind Tabellen anfällig für Fehler (verschobene Zeilen, gebrochene Formeln usw.) und ihre Zerbrechlichkeit wächst exponentiell in der kollaborativen Bearbeitung.
Gängige Datenbanken (mysql, MS access) haben dieses Problem nicht, erfordern aber in der Regel ein komplexes Managementsystem, um sie zu organisieren.
Airtable kombiniert die Vorteile von beidem: es ermöglicht verschiedene Datenformate (Bilder, Zahlen, Text) und Ansichten (Tabellen, Karten, Berichte) in einem einzigen Arbeitsbereich.
Datenerhebung und -strukturierung: Airtable
Wie wir es nutzen
Wir verwenden Airtable, um Online-Workshops und digitale Arbeitsgruppen mit dem Publikum zu organisieren, mit dem wir uns beschäftigen möchten, und bitten sie interaktiv, gemeinsam mit uns Entscheidungen zu treffen. Wir teilen sie in Form von einzelnen Tabellen, Präsentationen und Formularen. Sobald die Informationen gesammelt sind, fließen sie direkt in die allgemeine Projektdatenbank, die nur uns und unseren Partnern zur Verfügung steht. Aufgrund der vereinfachten und intuitiven Benutzeroberfläche ist es für jeden Benutzer leicht zugänglich.
Wir haben es eingesetzt, um relevante Informationen über die öffentlichen Toiletten in der Stadt Düsseldorf zu sammeln. Das Konzept wurde während der Online-Konferenz vorgestellt und die Teilnehmer gaben Rückmeldungen über ein Online-Airtable-Formular, in dem sie die Datenbank mit Kommentaren zum vorgeschlagenen Standort jedes Geräts (Status, Modell, Kosten usw.) ausfüllten.
Ein anderer Weg, wie wir Airtable verwendet haben, war die Klassifizierung und Korrelation der Informationen von zwölf Stadtberichten über die Stadt Makkah. Die Punkte jedes Berichts wurden in einer Tabelle innerhalb der Datenbank aufgelistet; ähnlich bildete eine Reihe von Sektoren (Mobilität, Umwelt, Politik usw.) eine weitere Tabelle innerhalb derselben Datenbank. Durch die Verknüpfung der Tabellen untereinander wurden die Sektoren zu Behältern von Gegenständen und die Gegenstände zu Behältern von Sektoren. Das Ergebnis ist eine sehr dynamische Datenbank, in der jede Änderung auf einer Tabelle automatisch auf die anderen reflektiert wird. Um den gleichen Effekt in einer herkömmlichen Tabellenkalkulation zu erzielen, würden wir die Formel concatenate verwenden, um den Inhalt eines Blatts in ein anderes zu importieren. Es würde jedoch eine zerbrechliche und eindeutige Verbindung zwischen den Blättern bieten, wo jede Zellformel leicht gebrochen werden könnte.
was uns nicht gefällt
- Airtable ist ein junges Tool und die Nutzergemeinschaft ist noch relativ klein
- In der aktuellen Version fehlen noch einige Funktionalitäten wie das Generieren von Vektorgraphen oder die bedingte Formatierung von korrelierten Tabellen
Was wir auch betrachten
In unserem täglichen Leben verwenden wir eine andere Datenbank: Notion.
Wir nutzen jedoch Notion als einen Ort, um Bürowissen einschließlich Prozesse, technisches Wissen, aber auch Kultur zu speichern. Ein Handbuch, das unsere neuen Teamkollegen verwenden können, um sich mit dem Geist und den Arbeitsabläufen vertraut zu machen. Grundsätzlich kann jede Seite live im Webbrowser bearbeitet werden, aber es ist viel einfacher, ein verknüpftes System von Notion-Seiten zu erstellen.
Dies ist die dritte Veröffentlichung der Serie "Work Platforms", in der wir die Strategien und Werkzeuge teilen, die uns geholfen haben, selbst vor der Coronavirus-Pandemie zu arbeiten. Folgen Sie uns für mehr!
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Klicken Sie hier für Artikel I und II in der Reihe.
Autoren: Aleksandra Katasonova, Filippo Imberti, Thomas Stellmach
